¿Estás cumpliendo las nuevas obligaciones del outsourcing?
El outsourcing, conocido también como subcontratación, tercerización o externalización, consiste en delegar a otras empresas expertas o especializadas en determinado proceso o función, la ejecución de una serie de servicios o elaboración de productos que antes se realizaban de manera directa con el propio personal. Sin embargo, las malas prácticas y abusos de esa figura que por décadas se aplicaron para reducir las responsabilidades laborales, de seguridad social y fiscales, impulsaron las acciones del Gobierno Federal para modificar, en abril de 2021, la regulación de ese esquema e impedir el menoscabo de las finanzas públicas y de los derechos de los trabajadores, al establecer prohibiciones, nuevos deberes y sanciones, así como condiciones para la deducibilidad del gasto, entre otros aspectos.
Así, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) publicó en la edición vespertina del DOF del 23 de abril de 2021, el “Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo; de la Ley del Seguro Social; de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores; del Código Fiscal de la Federación; de la Ley del Impuesto sobre la Renta; de la Ley del Impuesto al Valor Agregado; de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B) del Artículo 123 Constitucional; de la Ley Reglamentaria de la Fracción XIII Bis del Apartado B, del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de Subcontratación Laboral”.
El decreto entró en vigor el 24 de abril de 2021, con excepción de las reformas fiscales, así como las referentes al sector público, que comenzaron su aplicación el 1 de septiembre de ese año y el 1 de enero de 2022, respectivamente.
Asimismo, se fijó un periodo de transición para la adopción de las nuevas reglas y la regularización del personal subcontratado, el cual concluyó el 1 de septiembre de 2021.
Objetivo principal
La reforma prohíbe el uso de la subcontratación de personal tanto en el sector público como en el privado, y permite única y exclusivamente la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas −de contratistas inscritos en el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) que está a cargo de la STPS−, distintos del objeto social y de la actividad económica predominante del beneficiario de estos.
De esa manera, se establecen nuevos criterios para el uso y ejercicio de la subcontratación de servicios u obras especializadas y, por tanto, obligaciones particulares en materia laboral, de seguridad social y tributaria que deben atender los prestadores de servicios especializados (contratistas) y las empresas beneficiarias de los mismos (contratantes), a saber:
Obligaciones del contratante
- Formalizar en un contrato por escrito la subcontratación de servicios especializados. Debe contener como mínimo los datos siguientes: (i) el objeto de los servicios a proporcionar o las obras a ejecutar; (ii) el número de trabajadores que participarán en el desarrollo de las actividades, y (iii) el número de registro del prestador de servicios especializados otorgado por la STPS.
- Ser responsable solidario ante el incumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social del contratista, en relación con los empleados que prestan los servicios.
- Verificar que el contratista esté registrado en el padrón público de servicios u obras especializados y otros requisitos para aplicar la deducción del impuesto sobre la renta (ISR) y el acreditamiento del impuesto al valor agregado (IVA) de la contraprestación pagada.
Obligaciones del contratista
- Inscribirse en el REPSE –desde el sitio http://repse.stps.gob.mx–, y por tanto en el Padrón Público de Contratistas de Servicios Especializados u Obras Especializadas. Ese registro será renovado cada tres años. La STPS podrá negar o cancelar el registro de los contratistas incumplidos, en cualquier momento.
- Estar al corriente en sus obligaciones laborales y de seguridad social.
- Entregar de manera cuatrimestral al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) –a más tardar el día 17 de enero, mayo y septiembre– la información de los contratos de subcontratación de servicios especializados celebrados en el periodo respectivo, así como una copia del aviso de registro en el REPSE.
- Utilizar los sistemas electrónicos desarrollados por el IMSS e Infonavit para transmitir los datos de los contratos, es decir, la Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE) y el Sistema de Información de Subcontratación (SISUB), respectivamente.
- Proporcionar al contratante copias de (i) los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o Factura Electrónica (CFDI) de los colaboradores; (ii) de los recibos de pago expedidos por institución bancaria, por la declaración de entero de las retenciones de impuestos efectuadas a esos trabajadores; (iii) del pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS, y (iv) del pago de las aportaciones al Infonavit.
Consecuencias por incumplimiento
La inobservancia de las obligaciones anteriores por parte del contratista y el contratante originará la imposición de sanciones de las autoridades fiscales, laborales y de seguridad social, cuyo monto máximo podría ser de $4’811,000.00.
Además, en caso de utilizar esquemas simulados de prestación de servicios o la ejecución de obras especializados, o bien ejercer la subcontratación de personal que está prohibida, se cometerá un delito de defraudación fiscal calificado.
Lo anterior, al margen del ejercicio de las facultades de comprobación que pueden realizar la STPS y las autoridades fiscales para verificar, de manera conjunta, que las empresas contratistas acatan sus nuevas obligaciones y el resto de las responsabilidades que les atribuye la legislación laboral, de seguridad social y fiscal.
Al respecto, la Secretaría prevé en su Programa de Inspección Laboral 2022 realizar inspecciones dirigidas a la supervisión de las empresas que se encuentran registradas en el padrón público de contratistas, a las beneficiarias de sus servicios (contratantes) y en los centros de trabajo que por cualquier medio se tenga conocimiento de algún posible incumplimiento relacionado con dichas disposiciones. Por ello, es crucial que, de encontrarse en alguno de esos supuestos, se regularice la situación conforme al marco normativo vigente.
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